3 juin 2015 - 7 comments

Créer l’espace de coworking Happy Hours : retour d’expérience

Voilà longtemps que je voulais écrire sur l'espace de coworking Happy Hours, que j'ai co-fondé avec 3 collègues, dans le centre-ville de Rennes. J'ai fini par décider de prendre d'abord le temps d'en profiter et de goûter aux joies du coworking, avant de faire un premier mini-bilan, sur la création de l'espace et sur la vie en coworking en général. Après 6 mois d'utilisation, voici un premier retour d'expérience sur la fondation et la vie d'un coworking.

La genèse de l'idée

Au départ, nous sommes une équipe de quatre : Matthieu Schneider, Alexis Creuzot, Jérémy Paul et moi-même. Nous nous connaissons tous par différents moyens : afterwork pour commencer, puis expérience en agence pour certains. Nous étions chacun dans l'optique de s'installer en indépendant, à plus ou moins court terme.

L'idée de partager des locaux est vite arrivée, à l'été 2014 : le projet du coworking était donc né.

Nous avons commencé par la base : se renseigner. Quel statut ? Comment louer un espace ? Comment intéresser d'autres personnes à notre projet (y'en avait-il vraiment) ? Comment le financer et faire participer financièrement les adhérents ? Nous étions un peu dans l'inconnu. Cependant, l'expérience d'espaces existants nous a beaucoup apporté : ils sont nombreux, rien qu'au niveau français.

J'ai beaucoup échangé avec Nicolas Birckel de la Poudrière, à Nancy. J'avais eu l'occasion de discuter plusieurs fois avec lui de la vie de son espace et cela m'avait bien intrigué. Après quelques échanges avec lui, le choix s'est vite porté sur le statut associatif, pour plusieurs raisons : faire participer les adhérents et les sentir impliqués (en faire des "consommacteurs" et non simples consommateurs), séparer la partie "business" de chacun avec la vie de l'espace, et puis par affinités personnelles, aussi.

La création de l'association et la recherche des locaux.

Nous avons donc créé, en septembre 2014, l'association Happy Hours, après écriture et dépôt des statuts à la préfecture. Le nom est venu assez naturellement, appuyé par la volonté de symboliser un espace convivial et bon esprit, avec un clin d'oeil à l'univers des pubs, où nous avons passé quelques bon moments, notamment aux Demi-Pixels.

Avant même de chercher les locaux, nous avions besoin d'être clair sur l'aspect financier et pratique : création de compte bancaire, savoir quel type de bail signer, quelle assurance souscrire, quelles garanties apporter avec ce statut et notre coté "débutant" ainsi que notre concept peu conventionnel ? Beaucoup de choses à débroussailler.

Nous nous sommes ainsi mis en quête des locaux de nos rêves. 2 mois de visites et après une dizaine de bureaux visités, nous sommes tombés très vite d'accord sur un bureau, idéalement situé (entre République et place de Bretagne, deux places fortes de Rennes) et avec un cachet certain, dans un immeuble de 1864. 84m2, une taille idéale pour commencer sereinement et limiter les risques, sans prendre quelque chose de trop gros.

Notre volonté était de trouver des locaux proches du centre-ville, car l'accès aux commerces de proximité et aux transports en commun serait appréciable dans la vie de tous les jours, en étant conscient aussi que cela appuierait l'attractivité de l'espace. Cela s'est d'ailleurs largement vérifié par la suite.

 

 

La mise en place de l'espace

Les locaux étant trouvés, la mission consistait à faire de cet espace vide, un espace COOL. Nous avons donc fait par ordre de priorité : avoir des bureaux, des chaises, une cafetière. What else ?

Les bureaux ont été "fait main", par volonté d'avoir du vrai bois brut et non du mélaminé Ikea sans saveur. Ainsi, nous avons découpé de grands plateaux de chêne, poncé, vernis et rajouté des pieds, le tout durant une semaine de travail intense, avant la période de Noël. Et hop ! Le tout agrémenté d'un système de rangement de câbles breveté ©HappyHours 😉 (cf la notice de montage ci-dessous).

Ajoutez à cela un canapé et une étagère, et on pouvait déjà travailler sereinement. Le reste suivrait au fil du temps, c'était notre engagement et réelle volonté. Nous avons fixé le nombre de places disponibles en fonction des bureaux créés : 10 places résidents et 2 places nomades.

 

 

La communication

Nous savions qu'un point important pour rendre l'espace attractif auprès des freelances/indépendants était d'avoir une offre claire (tarifs, nombre de places) et de bien communiquer sur le concept et sur l'état d'esprit. Nous avons ainsi travaillé avec nos propres compétences (quelle chance, non ?) : moi-même pour le logotype et l'identité, Jérémy pour le site web et Matthieu à l'intégration. Nous avons donc pu avoir un site avec les compétences internes, ce qui n'est pas négligeable, notamment niveau budget.

 

 

L'ouverture de l'espace

Nous avons donc officiellement réalisé l'ouverture le 5 janvier, en étant déjà trois dans les bureaux. Nous avons rapidement été rejoints par Loïc, puis Jonas, Julien, Robin, Mickaël, Matthieu et enfin, Séverine. Finalement, nous aurons été complet 15 jours après l'ouverture officielle (avec, cependant, des inscriptions en fin d'année 2014). Nous avons aussi rapidement accueilli deux nomades, Julien et...Julien. Cela fait beaucoup de Julien, tout ça, non ? Le remplissage de l'espace a donc été beaucoup plus rapide que nous le pensions, et nous avons dû - difficilement - refuser nombres de demandes, surtout pour l'offre "résident".

La vraie problématique (et une demande récurrente) qui est apparue dans les prises de contact, c'est le fait de pouvoir laisser son matériel (écran, PC/Mac, cahiers, bouquins) et c'est souvent ce qui pose problème dans d'autres espaces de coworking. Laisser son matériel, c'est aussi se sentir un peu chez soi, et cela nous semblait vraiment très important : d'ailleurs, la question ne s'est jamais vraiment posée.

 

 

L'évolution de l'espace en 6 mois

Nous savions que l'espace allait s'aménager au fur et à mesure, au fil des mois : cela a été le cas. Nous nous sommes beaucoup concentrés sur la salle de réunion/pause au début, qui est devenu un espace de passage et partage très rapidement, notamment pour manger ensemble le midi. Etagères, déco, nouvelle cafetière, pièces rapportées (micro-onde, frigo) et table conviviale : tout a pris forme en quelques semaines. Un des gros avantages de notre espace, à mon goût, c'est que les fondateurs/initiateurs utilisent l'espace exactement comme les autres membres, donc tout le monde est attentif à apporter des améliorations dans l'utilisation et l'aménagement de l'espace.

Nous avons aussi mis à contribution les compétences internes pour décorer, par des cadres en quantité dans l'entrée. Des posters Monument Valley customisés et un poster spécial HappyHours arriverons d'ailleurs pour fêter les 6 mois. Nous allons aussi tous changer de place dans les bureaux, afin que tout le monde puisse profiter de chaque pièce et que personne ne soit désavantagé. Nous ferons un tirage au sort tous les 6 mois. La guerre des pots-de-vins a déjà commencé...

Notre grande satisfaction est l'appropriation de l'état d'esprit : le lapin qui apparait sur le logo est désormais utilisé à toutes les sauces, le 1er avril a été un grand moment de rigolade, des runnings et des foots s'organisent entre membres, les restaurants le midi, des terrasses le soir, tournois de fléchettes endiablés, les mini-cadres à disposition se sont vite remplis de créations des coworkers, et cerise sur le gâteau, certains projets communs apparaissent en interne.

 

 

Conclusion et conseils

Nous avons encore des choses à faire évoluer, notamment dans la décoration et la valorisation de l'espace, mais nous sommes déjà ravis de l'accomplissement de ce projet. La plus belle récompense est de voir les coworkers bien s'entendre entre eux et de venir au travail avec le sourire.

Quelques conseils pour créer un espace de coworking :

- soigner la communication et être transparent sur l'offre : ce qu'il y a à disposition, mais aussi ce qu'il n'y a pas.
- le calcul approximatif de prévoir minimum 10 m2 par personne (tout compris, avec salles communes) a été un très bon conseil.
- laisser la possibilité de laisser son matériel, qui est un point déterminant pour les demandeurs.

Pour continuer à découvrir la création et la vie de Happy Hours, je vous invite à lire les articles d'Alexis, de Jérémy et de Loïc.

 

Bonus :

Pour fêter les 6 mois du coworking, un petit poster a été réalisé (inspiré par The Grand Budapest Hotel, avec l'immeuble où est installé Happy Hours, recréé en 3d entièrement) :

 

Published by: giwii in Travaux personnels

Comments

Nicolas Birckel
3 juin 2015 at 16 h 01 min

Un superbe retour d’expérience que voici Gweno.
Je suis ravi d’avoir pu échanger avec toi lors du montage d’HappyHours et j’espère pouvoir passer visiter un de ces quatre !

Bon courage pour la suite de cette aventure, il va vous en falloir !

    gweno
    4 juin 2015 at 11 h 08 min

    Merci pour ta disponibilité, Nico 😉
    Et évidemment, tu es attendu de pied ferme :p

Marie Guillaumet
3 juin 2015 at 16 h 26 min

Super initiative, comme toujours, Gweno ! Tant sur l’espace en lui-même, que sur le retour d’expérience, que sur les Demi-Pixels et tout ce que tu entreprends. Mais comment fais-tu ?! Tant d’énergie, de bonnes idées, de talent… C’est impressionnant :)

L’espace en lui-même a l’air effectivement très sympa, d’autant que le logo et toute la comm’ autour sont très réussis. Ça fait bien envie, vu de l’extérieur, c’est sûr, d’autant que vous êtes à deux pas du centre historique de Rennes.

Bien que n’étant pas freelance, je me suis souvent imaginée le devenir. Maintenant que je bosse de façon 100% « remote », toute seule chez moi, l’idée du coworking en général fait son chemin, même si pour l’heure, je savoure le fait d’être toute seule et de pouvoir bosser dans un silence absolu, sans le côté toujours un peu contraignant de la vie en communauté (propreté, bruit…).

Étant d’un naturel solitaire, le seul truc qui m’enquiquinerait un peu, je pense, c’est le côté « le soir on continue à faire des trucs ensemble » : une sorte d’esprit corpo qui n’est ici pas lié à l’entreprise en tant que telle, mais aux locaux (et peut-être aussi un peu aux activités très complémentaires des « résidents »).

C’est évidemment génial (et nécessaire) que tout le monde s’entende bien dans un tel espace, mais je sais que moi, je n’aurais pas forcément envie de consacrer autant de temps libre, le soir venu, à cet aspect-là de ma vie.

Pas seulement par sauvagerie, mais aussi pour me forcer à fréquenter d’autres personnes, à aller voir ailleurs si j’y suis, à faire des trucs toute seule, ou avec d’autres personnes que mes coworkers.

Je me doute que vous n’êtes pas fourrés ensemble chaque soir, mais de ton billet ressort quand même un côté très communautaire, voire un peu fusionnel (?).

Bref, ça nourrit ma petite réflexion perso sur le coworking, et c’est très bien car je manquais d’exemples concrets justement.

    gweno
    4 juin 2015 at 11 h 04 min

    Merci pour ton chouette commentaire, Marie :) c’est encourageant.

    En fait, clairement, je crois que le coworking ne convient pas à tout le monde 😉 pour les raisons que tu expliques, notamment.
    Après, pour mon cas, je sais que l’isolement a fini par me peser (et c’est le cas d’autres coworkers) et j’étais en recherche d’un esprit d’équipe sans forcément une boite au dessus. Du coup, cela me convient bien. On créé un esprit de boite sans marketing de boite, pas évident, non ?
    Du coup, effectivement, il y a un aspect communautaire, qui je crois, est un fondement du coworking : faire des concessions sur le bruit (je suis le premier gêné), apprendre à vivre ensemble avec différents niveaux d’exigences, suivant les personnes… Après, le billet donne peut-être une image fusionnelle, mais on fait un peu « comme ça vient », et surtout pour faire en sorte que le temps de « bureau » (et non afterwork) soit déjà sympa.
    En tout cas, si tu veux continuer à nourrir ta reflexion perso sur le coworking, rien ne vaut une visite 😉 Café et thé offert. T’es la bienvenue !

Sébastien Drouin
3 juin 2015 at 23 h 47 min

Pour ma part, je ne suis pas un adepte du coworking car ça ne correspond pas à ma façon de travailler. J’ai besoin de bosser seul, sinon je risque davantage d’emmerder les gens avec mes habitudes de boulot (bruit, parler et faire les cents pas devant mon bureau quand je suis au téléphone, musique, inabordable quand je suis concentré, etc.). Et plus simplement, tout comme Marie, mon côté loup solitaire y est aussi pour beaucoup ^_^

Ceci étant dit, mes félicitations pour le travail accompli ! Tu as monté un chouette projet aux allures d’agence en peu de temps et ton retour est très intéressant :)

Et un bravo en plus pour le poster qui est vraiment top !

    gweno
    4 juin 2015 at 11 h 07 min

    Comme je le disais dans ma réponse à Marie : ce n’est pas fait pour tout le monde, et je ne présente pas cela comme une solution miracle, etc. C’est une solution pour un type de profils, voilà tout.
    Merci pour ton mot en tout cas, Sébastien, c’est encourageant, tout ça :)

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